Zaman Yönetimi üzerine 10 Dakikalık Okuma

Zaman belirli bir ritimle akıp giden paha biçilmez bir kaynak.. Ayrıca zaman, demokratik bir kaynak. Hepimizin günde 24 saati, her haftada yedi günü, 168 saati var. Zamanı satın alamayız, biriktiremeyiz, ödünç alamayız, hiçbir şekilde değiştiremeyiz. Yapabileceğimiz tek şey sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmek.

Geçen zamanı geri döndüremeyiz. Ancak zamanımızı en iyi şekilde yönetebiliriz . Bu yazı zamanın önemi, yönetimi kavramı ve etkin zaman yönetimi yöntemleri üzerine olacak.

Voltaire’e göre zaman “Dünyadaki her şeyin en uzunu, en kısası, en yavaşı, en küçüğü ve en büyüğü, en fazla ihmal edilen ve en fazla pişmanlık duyulanı, onsuz hiçbir şeyin yapılamadığı” bir kavram. Newton “Zaman tek yönde durmaksızın akar” derken, Einstein “Zaman olayları oluşuna göre sıralayan ve olaylara anlam veren bir boyuttur” diyor. Shakespeare ise “Zamanın, kime dost, kime düşman olacağı bilinmez.” diyor. Doğan Cüceoğlu zaman ve zaman yönetimini “Zaman, her meslekten bireyler üzerine baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Zaman yönetimi, zihinde oluşan planların günlük yaşama dökülerek gün ve gün gerçekleştirilebilmesidir.” şeklinde tanımlıyor.

Zaman yönetimi kavramı aslında bizim zamanı yönetmemizle ilgili değildir. Zaman biz istesek de istemesek de akıp gitmektedir. Zamanı durdurmamız söz konusu değildir. O halde zaman yönetiminde anlaşılması gereken, sahip olduğumuz zaman sermayesini “iyi işler yapmada” değerlendirmemizdir.

Her şeyin alabildiğine hızlandığı, teknolojik gelişmelerin baş döndürücü bir hal aldığı, rekabetin ulusal sınırları aşarak küresel bir nitelik kazandığı günümüz şartlarında hem bireylerin hem de yöneticilerin gelişimini sağlamak ve başarılı olmak için zamanlarını daha nitelikli ve nicelikli kullanmaları gerekmektedir. İçinde bulunduğumuz bilgi ve teknoloji çağı ve buna bağlı çalışma koşulları ve yaşam tarzı, sahip olduğumuz zamanı en verimli şekilde kullanmamız gereğini ortaya çıkarmıştır.

Zaman yönetimi; hayatta meydana gelen olayları kontrol edebilmek için bize yardımcı olabilecek bir dizi beceriler ve araçlar kümesi, yaşam kalitesini artırmada kıt kaynakları etkili kullanma, gereksiz işleri ayıklayarak önemli işler için zaman kazanma ve uzun sürede yapılan nitelikli işleri daha kısa sürede yapma, kişinin özel ve iş hayatında amaçlarına etkili ve verimli bir şekilde ulaşabilmesi için planlama, organize etme ve denetleme gibi yönetim fonksiyonlarını kendi faaliyetlerine uygulama süreci kapsamaktadır. Zamanı yönetmek bir “öz yönetimdir”; yaşadığımız olayların kontrolünü sağlamaktır, kişinin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir.

Zamanı daha etkin ve verimli yönetmek için;

• Hedef belirleyin: Etkili zaman yönetiminin ilk adımı hedef belirlemektir. Bu şekilde ulaşılması
• Önceliklendirin: Bazı yapılacaklar ya da görevler diğerlerine göre daha önemlidir. Dolayısıyla zaman yönetimi, iş ve hedeflere öncelik vererek zaman ve kaynakları yönetmeye yönlendirir
• Zaman dağılımı yapın: Her görevin tamamlanması için belirli bir süreye ihtiyaç vardır. Bu nedenle yapılacak işlerin ne kadar zamanda biteceğini hesaplamak ve ona göre zaman dağılımı yapmak hedefe ulaşmak için yol gösterici olacaktır.
• Organize edin: Zaman yönetimi, bir görevi yürütmek için gereken kaynakların düzenlenmesini de gerektirir. Düzenlemeler sayesinde gecikmelerin önüne geçilebilir ve hedef zaman daha net belirlenebilir.
• Grup çalışması yapın: Bazı görevler kişinin tek başına yapamayacağı şekilde olabilir. Bu nedenle, iş yükünün daha küçük hedeflere ve görevlere bölünmesi hedeflere ulaşmak için doğru bir adımdır.
• Fazlalıkları atın: Hedef doğrultusunda bazı görevler fazlalık olabilir ve zaman kaybına yol açabilir. Öncelikli olmayan görevlerin ve hedef ile alakasız süreçlerin iş listesinden atılması önemlidir.
• Stresten kaçının: Zaman yönetiminin bir diğer amacı da stresi azaltmak ve hedefe sakince ulaşmaktır. Stressiz bir çalışma planı, verimliliği artıracak ve doğru bir zaman kullanımına imkan sağlayacaktır
• Önceden planlama yapın: Görevleri önceden planlamak, etkin yönetim için temel bir kuraldır. Yalnızca eldeki görevler için plan yapılmamalıdır. Yaşanabilecek bir gecikme, başarısızlık ya da acil durumlar da göz önünde bulundurulmalıdır.

Zamanın etkin kullanımının önündeki her türlü engele zaman tuzağı denir. Çok çalışanların değil, etkin çalışanların başarılı olduğu günümüzde, zaman kullanımında etkin ve verimli olmak isteyen kişiler, zaman tuzaklarının nerelerde kurulduğunu tespit etmeli ve önlemlerini almalıdır.

Zaman tuzakları;

Zaman yönetiminden konuşurken Dwight D. Eisenhower’ın ünlü “Eisenhower Matrisi”nden
bahsetmemek olmaz. “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” diyor bize. Bu etkili araç, görevlerinizi sınıflandırarak size daha iyi bir iş yapma ve önceliklendirme becerisi
kazandırmaktadır.

Eisenhower Matrisi ile yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz:

• Acil – Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen
  yapmalıyız
• Acil Değil – Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge. Yapacağın zamana karar ver.
• Önemli Değil -Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin.
• Önemli Değil-Acil Değil: Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey değiştirmeyecek işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz. Daha sonra yap.

Zaman Yönetiminin Yararları

• Zaman yönetimi, insanların verimliliğini ve motivasyonunu artırmaya yardımcı olur,
• Kaynakların verimli kullanımını sağlar,
• Liderlik becerilerinin gelişimine katkı sağlar,
• Zaman kaybını azaltır,
• Görevler önceliklendirildiğinde maliyetlerin yönetilmesine yardımcı olur,
• Tekrarlayan görevlerden kaçınıldığı için daha verimli iş gücü harcanır,
• İş yaşam dengesini iyileştirir,
• İşyerinde artan verimlilik, çalışanların kariyer gelişimine katkı sağlar

Ünlü yönetim bilimcisi Peter Drucker zaman ile ilgili olarak su tavsiyelerde bulunmaktadır: “Yönetici görevlerinden yola çıkmamalıdır, zamanından yola çıkmalıdır. İşe plan yapmakla değil, zamanının gerçekte nelere harcandığını bularak girişir. Ardından, zamanını denetim altına almaya ve zamanı üzerindeki üretken olmayan talepleri bir kenara itmeye yönelir. Son olarak da kesik kesik zamanını, mümkün olan en uzun süreli birimler halinde birleştirir.”

Peter Drucker

“Hayatı sever misiniz?” diye soruyor Franklin. “O zaman zamanınızı israf etmeyin. Çünkü zaman hayatın ana maddesidir.”

Zaman insan için en kıymetli şeydir. Zamanı yönetmek ve zamanın önemini iyi bilmek her zaman bize avantaj sağlayacaktır. Zaman sizi yönetmeden siz zamanı yönetin. 🙂

Zaman yönetimi için sevdiğim bir dağılım ve ifade ile yazımızı bitirelim.

Zamanın; 1/3’ünü kendine ve gelişimine,

1/3’ünü seni geliştirebilecek kişilere,

1/3’ünü başka kişilere değer, yarar sağlamak için geçir.

Zaman yok bahanedir, zaman yaratılır. Ve şu soruyu kendine sor; “Bugün kendin için ne yaptın?

Sevgilerimizle,
Selin Gülgeç
Cenk Akıncılar

KAYNAK

SMITH, H. W. (2004). Hayatı ve Zamanı Yönetmenin 10 Doğal Yasası: Üretkenliği ve İç Huzuru Artırmak
için Kanıtlanmış Stratejiler, Çeviren: Adalet Celbiş, Sistem Yayıncılık, İstanbul.
SMITH, J. (1998). Daha İyi Nasıl Zaman Yönetimi, Çev.: A. Çimen, Timaş Yayınları, İstanbul.
SCOTT, D. (1993). Zamanı İyi Değerlendirmek, Çev: N. Ağıralioğlu, Kültür Bakanlığı Yayınları, Ankara.
ADAIR, John; Talbot Adair; Zaman Yönetimi, Çev. B. Güngör, Öteki Yay., Ankara, 1999.
MCALLISTER, Colleen; “Time Management–Getting It done”, Careers & Colleges, Vol. 26, Issue 4,
Mar/Apr 2006